Avslutte

Samle og strukturere innspillene dine. Sorter og få oversikt over bredde og behov i innspillene. Her kan KI være til god hjelp, men du må alltid gjøre en selvstendig faglig vurdering i tillegg. 

Da du planla medvirkningsprosessen, er det en fordel om du tenkte på dette slik at innspillene allerede er sortert når de kommer inn.

•    Visualiser variasjoner i meninger og behov i form av statistikk, oppsummeringer eller ordskyer
•    Vis fram ytterpunkter eller hovedtyngde i innspillene. 
•    Dra ut essensen i innspillene, og bruk gjerne sitater.

Få fram hovedpunkter og ytterpunkter i innspillene.  Dra ut essensen i innspillene, og bruk gjerne sitater.

Visualiser variasjoner i meninger og behov gjennom statistikk, grafikk, illustrasjoner, ordskyer eller andre metoder som viser og understreker funnene. 

Bruk oppsummeringen din. Hva er trenden i innspillene? Hva er folk mest opptatt av? Er det forskjeller mellom ulike grupperinger? Pek på temaer folk er spesielt opptatt av, mulige konfliktlinjer og løsninger som kan treffe bedre på folks behov og ønsker.
 

Vurder både ordlyden og det som formidles, men også hva som sies mellom linjene og det som ikke sies.

Folk har en tendens til å melde inn det de er misfornøyd med, og si mindre om hva de er fornøyd med eller hva som er bra i et forslag. 

Hva er forslag og løsninger som bør føre til endringer, eller å forsterke noe som allerede ligger ikke i prosjektet? 

Vurdér innspillene i forhold til hensikten med prosessen din. Det er ikke nødvendigvis det mange er opptatt av som skal få størst innflytelse. Flere parkeringsplasser er eksempelvis noe mange etterspør når kommunen jobber med samferdsel. Det bryter imidlertid med kommunens klimaambisjoner og vil derfor ikke få stort gjennomslag, selv om mange foreslår det som løsning. 

En medvirkningsrapport viser hva slags medvirkning som er gjort, oppsummerer innspillene, viser hvilken innflytelse innspillene har hatt og hvilke erfaringer medvirkningen har gitt. 

Medvirkningsrapporten er fin å legge ved politisk sak eller annet beslutningsgrunnlag, og du kan også sende den til de som har deltatt i medvirkningsprosessen. 

Det er lurt å skrive kort hvordan innspillene er vurdert og fulgt opp når du gir tilbakemelding til den som har kommet med forslaget.

Gi tilbakemelding underveis, ved viktige milepæler og når prosessen er ferdig. Det viktige er at de som har deltatt får en tilbakemelding, slik at de skjønner at medvirkningen blir fulgt opp. 

• Send ut info etter møter og aktiviteter, gjerne med presentasjoner som ble holdt, film som ble vist og ev. oppsummering av innspillene som du kan hente fra medvirkningsrapporten. Legg gjerne inn lenke til hvor de kan følge prosessen videre, for eksemepel gen nettside eller område på kommunens hjemmeside. 
• Send ny informasjon om status når prosjektet er i en ny fase, ved politisk behandling eller ved viktige ved beslutninger.
• Send informasjon om hva utfallet ble når prosjektet er ferdig. Noen ganger kan medvirkning være en del av forarbeidet til noe. Du kan da sende info om at denne medvirkningsprosessen er avsluttet, og ev. hva som vil skje videre hvis dette er klart. Medvirkningsrapport eller sluttrapport for et prosjekt kan være fin informasjon å lenke til. 

Vi bør evalueres slik at vi får tilbakemelding fra folk om hvordan det var å delta, hva som fungerte bra og hva vi kan forbedre til en annen gang.

Evaluering kan variere fra å be om et ord fra hver enkelt ved avslutning av et møte, til spørreskjema i Forms. Velg evalueringsform som passer deltakerne og aktiviteten du har gjennomført. 
Evalueringen kan gjøres ved slutten av aktiviteten, eller raskt etter møtet/ aktiviteten, fortrinnsvis dagen etter. 

Det er også nyttig å ha en evaluering internt blant de som deltok i planlegging og gjennomføring, både av enkeltaktiviteter og helheten hvis man har gjennomført mange aktiviteter i et større prosjekt.