Når du skal starte opp med medvirkning er det viktig å planlegge prosessen godt for å sikre resultater. Planleggingsfasen er avgjørende for å legge et solid grunnlag for veien videre. God planlegging sikrer at alle involverte parter har en felles forståelse av mål, forventninger og fremgangsmåter.
Maria Therese Torset-Granli / Lørenskog kommune
Hvorfor planlegge en medvirkningsprosess?
Det som må avklares aller først er hvorfor man skal ha medvirkning og hva man ønsker å få ut av den.
Hvis man ikke har et godt svar på dette, bør man vurdere å ikke gjennomføre medvirkning. Hvis man har kommet for langt i en prosess, og det ikke er noe å gi innspill om eller mulighet for å påvirke, er behovet kanskje informasjon framfor medvirkning.
En godt planlagt prosess gir klarhet i hva som skal gjøres, når det skal gjøres, og hvem som er ansvarlig for de ulike oppgavene. Dette bidrar til å unngå misforståelser og sikrer at alle involverte parter har en felles forståelse av mål og forventninger.
Planlegging hjelper med å identifisere nødvendige ressurser og sikre at de brukes effektivt. Dette inkluderer både økonomiske ressurser og menneskelige ressurser.
Ved å planlegge på forhånd kan utfordringer og risikoer identifiseres og håndteres før de blir problematiske (ROS-analyse). Dette bidrar til å minimere uforutsette hindringer og sikrer en smidig gjennomføring.
Følgende er eksempler på temaer som kan være nyttig å vurdere for å kunne tilpasse prosessen: Manglende ressurser og fulle møtekalendere hos nøkkelpersoner, tidsfrister for politisk behandling og avhengighet i forhold til andre prosesser.
En godt planlagt prosess sikrer at alle relevante aktører blir involvert og engasjert på riktig tidspunkt. Dette inkluderer både interne og eksterne parter.
Hvordan planlegge en medvirkningsprosess?
Definer et tydelig spørsmål som skal være i fokus gjennom hele prosessen. Dette hjelper med å holde diskusjonene målrettet og produktive. Beskriv hva du virkelig håper å oppnå med din medvirkning når den er ferdig. Formuler spørsmålet på denne måten: Hvordan kan vi..? Hva skal til for å..? På hvilken måte kan vi..?
Gjennomfør en aktøranalyse for å identifisere alle relevante parter og deres interesser. Dette hjelper med å sikre at deres synspunkter blir tatt i betraktning. Det er verdifullt for dine resultater å sikre at man får innspill fra riktige aktører.
Lenke til mal og veiledning for aktøranalyse. (POTX, 3 MB)
Utarbeid en kommunikasjonsplan som beskriver hvordan informasjon skal deles med de involverte parter. Dette inkluderer både intern og ekstern kommunikasjon.
Lag en oversikt over økonomi og ressursbruk for å sikre at nødvendige ressurser er tilgjengelige og brukes effektivt. Det kan være konkrete utgifter som leie av lokaler, bevertning, innleie faglige ressurser, materiell. Det kan også være bemanningsressurser, dvs arbeidstid til deg selv og kollegaer som er involvert i prosessen.
Klikk her for verktøykasse
Publisert av Lillian Jahr Oterholt
Sist endret 08.04.2025 07.37