Innspill kan komme i forskjellig form. Folk kan ha formidlet noe skriftlig i en høringsuttalelse, de kan ha skrevet eller formidlet noe i en workshop eller formidlet noe muntlig i en samtale. Uansett form, bør innspillene oppsummeres.
Når du har fått innspill til prosjektet ditt må du vurdere hvilken påvirkning det skal få. Er det innspill om noe du allerede har tenkt på, er det nye forslag eller er det innspill som ikke er relevante eller mulig å innfri. Innspillene må vurderer både enkeltvis og samlet. Hva er trenden i innspillene? Hva er folk mest opptatt av? Er det forskjeller mellom ulike grupperinger? I vurderingene må du både vurdere ordlyden og det som formidles, men også hva som sies mellom linjene og hva som er budskapet og hva de ønsker å formidle.
Ved mange innspill, kan man bli overveldet av omfanget og detaljene.
Ved skriftlige innspill er mange ofte ordrike og skriver om mange temaer. For å få oversikt og komme opp fra detaljene, kan det være lurt å samle innspill i excel, kode innspillene med hva de handler om og deretter telle og se hvem det er flest av. Samtidig er det viktig å ikke kun vektlegge det mange er opptatt av. Et viktig innspill som bør få betydning for prosjektet ditt kan komme fra bare én person. Noe av poenget med medvirkning er å få innspill som forbedrer prosjektet, og det er ikke nødvendigvis samsvar mellom antall avsendere og kvaliteten på forslaget.
Det er lurt å skrive en kort vurdering av hvordan innspillet er fulgt opp eller ikke som kan brukes når du gir tilbakemelding til den som har kommet med forslaget.
Enkeltvise innspill og vurderinger er ikke alltid naturlig eller hensiktsmessige å ha med i sin helhet i medvirkningsrapport eller sak til politisk behandling. Dra ut essensen i innspillene, og bruk gjerne sitater i en samlet oppsummering.
Tips
- Det kan være lurt å kode eller gruppere innspillene. Enten tematisk eller hvilken del av en prosess innspillet handler om. Ved utbyggingsprosjekter kan f.eks. temaer være samferdsel, grøntområder, vekst med mer. Når det gjelder tjenester kan temaer være møte med kommunen eller når man mottar tjenesten.
- Vurdering av innspill bør gjøres av flere personer for å kvalitetssikre vurderingene og fange opp nyanser.
Eksempel