Kommunedirektør Ragnar Christoffersen
Farid Dino Omer / Lørenskog kommune
Kjære kollega,
Det er en stund siden forrige nyhetsbrev, og det er nesten ubegripelig at det allerede er gått 11 uker av det nye året. Ukene har gått usedvanlig fort. For min del skyldes det nok først og fremst mange hektiske dager knyttet til arbeidet med ny organisasjonsstruktur. Det å endre måten vi er organisert på, høres kanskje ut som en «papirøvelse», men å gjøre forandringer i en så stor kommune som Lørenskog er på ingen måte enkelt eller fort gjort. Det er utrolig mange hensyn som må balanseres mot hverandre.
Mye vi kan være stolte av
Når vi endrer på organisasjonen vår har det konsekvenser for både innbyggere og ansatte. Vi forandrer ikke bare på papiret. Det vi gjør har betydning for tilbudene og tjenestene vi gir til innbyggerne, samarbeidsrelasjoner og for hele kulturen vår.
Det er tolv år siden Lørenskog sist endret overordnet organisasjonsstruktur. Dagens modell med fire sektorer og to stabsavdelinger, har bidratt til at vi har vært en veldrevet kommune med gode tjenester og godt fellesskap. Så sent som i fjor ble vi kåret til Norges mest effektive kommune, hvor tjenestekvalitet og lavt kostnadsnivå var vektet likt. Vi har derfor ikke drevet billig og dårlig, men utnyttet hver krone vi har hatt til rådighet og levert tjenester til innbyggerne med god kvalitet. Det er virkelig noe å være stolt av!
Store underskudd i 2023 og 2024
En av årsakene til at vi nå gjennomfører endringer, er at vi må se etter muligheter for å drive bedre og billigere enn i dag. Store underskudd i både 2023 og 2024 tvinger oss til å redusere kostnadene våre. I inneværende års budsjett har vi redusert driftsnivået med cirka 100 millioner kroner, men det er dessverre fortsatt ikke tilstrekkelig. Vi må redusere utgiftene våre betydelig også i 2026.
Når det er sagt er ikke økonomi den eneste grunnen til å gjøre endringer. Kommunens omgivelser og rammebetingelser har også endret seg radikalt i løpet av de siste tolv årene. Blant annet har kommunen i løpet av disse årene nærmest doblet seg i antall innbyggere og ansatte. Tjenestebehovet er annerledes, og kravene til styring og samordning er flere og betydelig mer komplekse. Vi er også av den grunn nødt til å vurdere nye måter å organisere arbeidet på.
Arbeidet med å lage ny organisasjonsstruktur
Det ble derfor i august 2024 satt ned en intern prosjektgruppe som fikk i oppdrag å utarbeide et forslag til ny organisasjonsstruktur. Fra min side fikk de to føringer med seg inn i arbeidet. En av føringene var at en ny organisasjonsstruktur skal bidra til å kutte kostnader og redusere antall ledere og ansatte. Den andre føringen var å tegne utkast til organisasjonskart basert på tre sektorer, fremfor dagens fire. Utover dette har de fått stor frihet til å løse oppdraget, men med bred involvering fra kommuneorganisasjonen.
I arbeidet med ny organisasjonsstruktur er det lagt opp til et omfattende innsikts- og medvirkningsarbeid. Blant annet vil jeg nevne:
- Dialog med referansekommuner
- Intervju med ledere og tillitsvalgte
- Spørreundersøkelse til alle ansatte
Det ble valgt ut fem referansekommuner: Lillestrøm, Indre Østfold, Kongsberg, Ringerike og Fredrikstad. Disse ble vurdert som relevante sammenlikningskommuner ut ifra kriterier om beliggenhet, demografi og/eller gode resultater på ulike målinger og rangeringer av norske kommuner. Erfaringer fra disse kommunene er derfor svært relevante i arbeidet.
Ledere og tillitsvalgte uttrykte i intervjuene tilfredshet med mye av dagens organisasjonsstruktur. Samtidig var mange opptatt av behovet for en tydeligere rolle- og ansvarsfordeling, for å unngå at arbeid gjøres dobbelt og med ulik kvalitet. Flere løftet behovet for strukturelle grep som gjør at vi i enda større grad lykkes med å rekruttere og beholde ansatte. Dette innebærer blant annet satsning på gode og robuste fagmiljøer, trygg og nær ledelse, og at ansatte gis frihet og medbestemmelse i hvordan oppgaver og tjenester skal utføres og leveres.
Alle kommunens ansatte ble også invitert til å svare på en spørreundersøkelse om styrker og svakheter ved dagens organisasjonsstruktur. Prosjektgruppen fikk 402 svar. De ansatte vurderer at dagens organisering legger til rette for kvalitet i tjenestene og fornøyde innbyggere, men i mindre grad stimulerer til nyskaping, innovasjon og samarbeid på tvers av virksomheter og sektorer. Dette er nyttige tilbakemeldinger i det videre arbeidet.
Bred involvering og medvirkning
Den 24. februar la prosjektgruppen frem første utkast til ny organisasjonsstruktur for utvidet ledergruppe med direktører, virksomhetsledere og de hovedtillitsvalgte for hovedsammenslutningene. Deretter ble utkastet presentert på prosjektets side på intranett, og ledere og tillitsvalgte ble bedt om å samle innspill og sikre medvirkning blant de ansatte.
Basert på innspillene ble et nytt utkast lagt frem av prosjektgruppen tirsdag denne uka. Nå forberedes det medvirkningsaktiviteter med blant annet nytt møte i utvidet ledergruppe og innhenting av innspill, før prosjektgruppen legger frem sin endelige anbefaling den 25. mars.
Deretter blir det en ny felles innspillsrunde for alle ansatte, formelle drøftinger med arbeidstakerorganisasjonene samt møte i Arbeidsmiljøutvalget (AMU), før jeg endelig beslutter den nye hovedstrukturen den 10. april.
I etterkant vil det fortsatt være behov for å jobbe med hvordan avdelingsnivået skal se ut, bemanningsplaner og innplassering av ledere i nye stillinger. Tidslinjer for alt dette arbeidet og mye mer vil dere kunne se på prosjektets intranettside (intern lenke).
Gjennom alle aktivitetene beskrevet ovenfor har arbeidsgruppa antagelig mottatt over 1000 innspill så langt. Det er altså mange som har meninger om hvordan kommunen bør organisere seg for fremtiden. Det er veldig bra, og jeg setter stor pris på engasjementet blant ansatte, tillitsvalgte og ledere.
Kommunen skal ivareta flere roller
Det oppstår imidlertid noen dilemmaer med så bred medvirkning. Blant annet er mange av innspillene direkte motstridende. Noen innspill er forståelige ut ifra hvilken rolle man har, men det kan være vanskelig å hensynta når en ser alle kommunens oppgaver i sammenheng.
For når jeg skal ta min beslutning må jeg legge vekt på flere forhold enn bare selve tjenesteproduksjonen. Kommunen har flere roller og oppgaver som må ivaretas. Vi skal være samfunnsutviklere, myndighetsutøvere og demokratiforvaltere. I tillegg skal vi levere gode tjenester til innbyggerne. Vi må svare på statlige krav og forventninger, lokalpolitiske ønsker – for ikke å snakke om de økonomisk svært krevende rammebetingelsene.
Den må også være en organisasjonsmodell vi kan «vokse» inn i. Om fem år har vi kanskje allerede 10 000 nye innbyggere å ivareta. Med den veksten vi har i Lørenskog, og som kommer til å fortsette de neste årene, må modellen også være lett å utvikle. Prosesser som dette har konsekvenser for alles opplevelse av trygghet og forutsigbarhet. Vi kan ikke stadig vekk uroe en hel kommuneorganisasjon med så store endringer som vi gjør nå. Det vet vi er viktig, særlig i en ellers veldig urolig tid.
Nødvendige endringer i omskiftelige tider
Jeg håper derfor dere har tillit til at jeg tar den best mulige beslutningen – alle disse faktorene tatt i betraktning. Jeg forventer ikke at alle kommer til å være enig med meg i alt, og det er helt fint, for en av verdiene våre handler jo nettopp om toleranse, romslighet og aksept for at vi kan se ting forskjellig. Tiden er der for å argumentere grundig og godt for egne synspunkter, men når beslutningen er tatt må vi stå sammen i den.
Beslutningen blir neppe lett å ta og løsningen blir ikke perfekt for alle. Vi skal gjøre oss noen erfaringer, evaluere og etter hvert eventuelt justere. Sånn sett skiller dette seg ikke så mye fra annet utviklingsarbeid. I fremtiden vil nok mye mindre være hugget i stein. Det er et uttrykk som sier at «det har aldri gått så fort som det gjør nå – men det kommer aldri til å gå så sakte igjen». Det passer godt i denne sammenhengen. Vi må lære oss å leve med – og kanskje til og med like – forandringer. De tvinger seg frem i omskiftelig tider.
Jeg har alltid vært stolt over vår kommunes evne til å tilpasse seg fremtiden. Hvordan vi har håndtert landets største befolkningsvekst i ti sammenhengende år, er ett eksempel. En av de tøffeste pandemisituasjonene i landet er et annet.
Derfor er jeg trygg på at vi kommer oss gjennom denne turbulente situasjonen. En ny fremtidsrettet organisasjonsstruktur vil forhåpentligvis være et godt og viktig bidrag til det.
Vi snakkes!
Ragnar